Mode de fonctionnement

1) Préliminaire

1. Accueil des demandes. Celles-ci peuvent provenir soit directement des citoyens, soit des différentes sociétés de logements sociaux, des associations de la commune comme le Centre d’Action Sociale Globale (CASG), le Service Famille, Action sociale, Seniors et Emploi (FASE) ou encore la médiation locale de la police.
2. Un premier contact est établi par téléphone, courrier ou directement sur place  avec les différentes parties concernées. Un entretien est effectué au préalable (si nécessaire) avec chacune des parties afin de pouvoir faire le point de la situation afin que le médiateur puisse disposer de tous les éléments ainsi que d’une vue globale du problème.
3. Dès que les parties tombent d’accord pour entamer une médiation, un courrier leur est alors envoyé afin de fixer la date et l’heure de la médiation.

2) Première étape – le médiateur s’adresse aux parties

1. Le médiateur reçoit les parties. Explication du rôle du médiateur, en quoi consiste la médiation et quel est le rythme des séances, puisqu’une médiation peut prendre plusieurs séances (normalement 1h30).
2. Rédaction de la convention entre les parties et le médiateur. Il s’agit d’un document qui, outre l’explication du fonctionnement de la médiation, reprend le nom et adresse des parties, l’objet de la médiation et deux clauses : le respect des règles de communication et la confidentialité. Si une personne arrive en cours de médiation elle doit également signer la convention et plus précisément la clause de confidentialité. Les pièces sont confidentielles sauf si les parties sont d’accord pour les présenter.
3. Il est important que le médiateur installe la confiance entre les parties, aide à la reconnaissance du processus par chacun et puisse ramener les parties au cadre si nécessaire.
   

3) Deuxième étape – les parties s’adressent au médiateur

• Chacune des parties parle à son tour, même temps accordé aux deux parties. Explication des faits et analyse par les parties.
• Le médiateur pose des questions ouvertes, fait ressortir les points les plus importants et soulève les points d’accord et de désaccord.

4) Troisième étape – explorer les opinions et alternatives

Par des questions ouvertes, les parties explorent les opinions, alternatives et priorités.

5) Quatrième étape – négociation et décision

1. Le médiateur reformule ce qui à été dit par les parties, fait le point de la situation.
2. Rédaction de l'entente : le document reprend le nom des parties et du médiateur, l’objet de la médiation, sur quoi il y a eu accord et une clause de médiation, c’est-à-dire que si une des parties ne respecte pas les accords qui ont été conclus, une nouvelle médiation peut être organisée. La signature de l’entente par les parties marque leur accord à respecter les décisions qui ont été prises.